Dernek Defterleri Nasıl Tutulur | Zorunlu Dernek Defterleri

Dernek kuruluş evrakları teslim edildikten sonra, dernek defterlerinin alınıp, il sivil toplum müdürlüğüne ya da notere tasdik edilmesi zorunludur. Dernek defterleri, şeffaflık ve hesap verilebilirliği arttırmak adına, kanunda belirtilen esas ve usullere uyularak tutulmalıdır. Bu defterlerin tutulması esasında yapılacak hata ya da eksikliklerde ceza tutarı 2021 yılı için 1730 TL’den başlıyor.

Dernek Defterleri

Derneklerin tutması zorunlu olduğu defterler, İşletme hesabına göre ya da bilanço hesabına göre defter tutması ile değişiklik gösterir. Elif KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak, dernek defterlerinin temini, gider pusulası ve alındı belgelerinin basımı gibi konularda, sizlere destek sağlamaktayız. Bu defterlerin ve matbuu evrakların alımını ya da basımını mutlaka yetkili danışmanlar aracılığı ile yapmalısınız.

İşletme Hesabına Göre Tutulan Dernek Defterleri

Dernek gelirleri 2005 yılında yayınlanan Resmi Gazetede ki yönetmeliğe göre 500 Bin TL altında olan dernekler, kendi isteklerine bağlı olarak işletme hesabına göre defter tutarlar. Belirlenen rakam üst sınır her yıl değişmektedir.

1.Karar Defteri

Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.

2.Evrak Kayıt Defteri

Gelen ve  giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.

3.Üye Kayıt Defteri

Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.

4.İşletme Hesabı Defteri

 Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir. Defterlere yapılan kayıt kolay olsa da, hesap tablosu oluşturma kısmı muhasebe bilgisi istemektedir. Dernek muhasebesi alanında uzman olan bir danışmanlık firması ile çalışmalısınız.

5.Alındı Belgesi Kayıt Defteri

Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir. Alındı Belgesi kayıt defterinin tutulması zorunlu değildir.

6.Demirbaş Defteri

 Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir. Dermirbaş defterinin tutulması isteğe bağlıdır.

Bilanço Hesabına Göre Tutulan Defterler

Bilanço hesabına göre defter tutan dernekler, yukarıdaki maddede yer alan 1., 2., 3. ve 6. defterleri aşağıda yer alan defterler ile birlikte tutar.

Yevmiye Defteri ve Büyük Defter

Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanununun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.

Envanter Defteri

Açılış tarihinde ve açıldıktan sonraki her hesap dönemi sonunda alacaklar, borçlar, taşınmazlar gibi tüm varlıkların ve borçların tek tek kaydedilerek takip edildiği sıra numaralı ve ciltli bir defterdir. Tutulması zorunlu değildir.

Not: Kamu yararına çalışan dernekler ve yıllık cirosu 500 Bin TL’nin üzerinde (her yıl değişen bir rakam) olan dernekler bilanço hesabına göre defter tutmak zorundadır. Yıllık cirosu 500 Bin TL’nin altında olan dernekler ise, isteğe bağlı olarak, bilanço usulü defter tutabilir.

Dernek Defterlerinin Tutulması Esası ve Usulü

• Ticari işletmesi bulunan dernekler, ticari işletmeleri için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutarlar.
• Tutulacak defter ve kayıtların Türkçe olması zorunludur. Defterler mürekkepli kalemle yazılır.
• Yukarıdaki defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, Yevmiye Defteri kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilir.
• Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak form veya sürekli form şeklinde tutulacak defterler, kullanılmaya başlanmadan önce her bir sayfasına numara verilerek ve onaylatılarak kullanılabilir. Onaylı sayfalar kullanıldıktan sonra defter haline getirilerek muhafaza edilir.
• Çıktı alınarak deftere yapıştırmak suretiyle defter tutulması halinde, deftere yapıştırılan bu sayfaların bir sonraki karar alınmadan önce dört köşesinden notere onaylatılması zorunludur. 
• Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir.
• Defterlere geçirilen bir kayıt; kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hale getirilemez. 
• Defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veya ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir. Yanlış rakam ve yazının çizilmesi halinde, bu rakam ve yazıyı çizen tarafından paraflanır.
• Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.
• İşlemler, defterlere günlük olarak kaydedilir. Ancak, gelir ve gider kayıtlarının bir takım istisnaları mevcuttur.
• İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan dernekler yıl sonlarında Yönetmelikte gösterilen biçimde “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlerler.
• Bilanço esasına göre defter tutan derneklerin yıl sonlarında, Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosunu düzenlemeleri yeterlidir.

Dernek defterlerinin tutulması ve denetlenmesi konusunda, mutlaka uzman bir danışmanlık firmasında destek almalısınız. EK İdari Danışmanlık firması 2008 yılından beri aktif olarak dernek kurma ve  yönetim süreçlerinde STK gönüllülerinin yanında yer almaktadır. Sürpriz cezalar ile karşılaşmamak ve dernek amaç ve faaliyetlerine odaklanmak için bizden destek alabilirsiniz.