Dernek Genel Kurulu Nasıl Toplanır? Genel Kurul İşlemleri

Genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu, derneğin zorunlu organları arasında yer alır. Bu 3 organın görev, yetki ve sorumlulukları devredilemez. Dernek genel kurulu, en yetkili organdır. Derneğe kayıtlı olan üyelerden oluşan genel kurulda en önemli kararlar alınır. Tüzük değişikliği, derneğin kapatılması, yönetim ve denetim kurulu üyelerinin belirlenmesi, dernek seçimleri vb. gibi. Olağan ve olağanüstü olmak üzere 2 şekilde toplanır. Bu yazıda dernek genel kurulu nasıl yapılır, görev ve yetkileri gibi tüm detayları sizlerle paylaşacağız.

Genel kurul olağan olarak en geç 3 yılda bir kere toplanması zorunludur. Bunun dışında dernek tüzüğünde isteğe bağlı olarak ne kadar zamanda bir toplanacağı belirtilebilir. Olağanüstü toplanması ise, yönetim kurulu ve denetim kurulunun isteği ve üyelerin 1/5’inin talebi ile yapılabilir.

Genel kurulun toplanması esası; çağrı usulü, toplanma usulü ve sonuç bildirim usulü olarak 3 aşamadan oluşur. Dernek adına en önemli kararların alınması nedeniyle, usulüne uygun olarak gerçekleştirilmesi sıkı denetime tabidir. Zira zamanında yapılmaması, usullere ve esaslara uygun olmaması durumunda 2021 yılı için 1730 TL başlayan cezalar dernek yönetimini bekliyor olacaktır.

Elif KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak bugüne kadar 1500+ derneğin kuruluşunda aktif rol oynadık. Dernek genel kurul çağrısın yapılması, toplanın usulü ve sonuçlarının bildirilmesi konusunda yanınızda yer almaktayız. Basit usul hataları nedeniyle, genel kurulu tekrar yapmak zorunda kalmamak adına, mutlaka destek almanızı öneriyoruz.

Dernek Genel Kurulu Toplanması

Dernek Genel Kurulu Nasıl Yapılır

Dernek kuruluş tarihinden itibaren ilk 6 ay içinde genel kurulun gerçekleştirilmesi ve dernek zorunlu organlarının belirlenmesi zorunludur. Bunun dışında dernek kurulu olağan olarak en geç 3 yılda bir toplanır. Dernek genel kurulunu yönetim kurulunca çağrılır. Genel kurulun gerçekleştirilmesi 3 aşamadan oluşur.

Genel Kurul Çağrısı

Genel kurul çağrısı yönetim kurulu üyeleri tarafından yapılır. Genel kurul, yönetim ya da denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde ya da dernek üyelerinden 1/5’inin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulu tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır. Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine, sulh hukuk mahkemesi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirilir.

Olağan genel kurul çağrısı:

• Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler.
• Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler; en az 15 gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır.
• Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir.
• İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.
• Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler 2. toplantıya ilk maddede olduğu gibi çağrılır.

Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı Çağrısı

Genel kurul, yönetim ya da denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde ya da dernek üyelerinden 5’te 1’inin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulu tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır. Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa, üyelerden birinin başvurusu üzerine, sulh hukuk mahkemesi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.

Genel Kurul Toplantı Esas ve Usulü

• Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur.
• Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir.
•  Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.
• Kimlik belgesini göstermeyenler, belirtilen listeyi imzalamayanlar ile genel kurula katılma hakkı bulunmayan üyeler toplantı yerine alınmaz. Bu kişiler ve dernek üyesi olmayanlar, ayrı bir bölümde genel kurul toplantısını izleyebilirler.
• Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir  ve  toplantı  yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından  açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.
• Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.
• Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazirun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.
•  Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır. Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.
• Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır.
• Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

Genel Kurul Sonuç Bildirimi

• Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren Genel Kurul Sonuç Bildirimi mülki idare amirliğine verilir.
• Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli belirtilen süre içinde mülki idare amirliğine verilir.
• Genel kurul sonuç bildirimleri, dernek yönetim kurulu tarafından yetki verilen bir yönetim kurulu üyesi tarafından da yapılabilir. Bildirimin yapılmamasından yönetim kurulu başkanı sorumlu olur. Sonuç bildiriminin DERBİS üzerinden verilmesi gerekir.

Genel Kurulda Alınan Kararların İptali

Toplantıya katılan her üye alınan kararların kanuna ya da derneğin tüzüğüne aykırı olduğu gerekçesiyle karar tarihinden itibaren bir ay içinde kararın iptalini isteyebilirler.

Toplantıya katılmayan üyeler ise kararı öğrenmelerinden itibaren bir ay içinde veya karar alınma tarihinden başlayarak 3 ay içinde mahkemeye başvurarak kararın iptalini isteyebilir.

Dernek Genel Kurulunun Ertelenmesi

Dernek genel kurulu çağrısı sonrası, toplantı için yeterli katılım sayısı sağlanmaması durumunda, genel kurul ertelenir ve 1. toplantı ile arada geçen süre 7 günden az, 60 günden fazla olamaz.

Ancak yeterli katılımın sağlanmaması durumu dışında, genel kurul ertelenmek istenirse, çağrı usulüne uygun olarak bu durum üyelere bildirilir. Ertelenen toplantının ilk toplantı tarihinden itibaren 6 ay içinde yapılması zorunludur.

Dernek İlk Genel Kurulunun Yapılması

Dernek tüzel kişiliğini kazandığı tarihten itibaren, ilk 6 ay içinde genel kurulun yapılması zorunludur. Genel kurulun gerçekleştirilmesinde yukarıda yer alan usuller esas alınır. Bu toplantıda en az 5 asil, 5 yedek yönetim kurulu, 3 asil, 3 yedek denetim kurulu üyesi yani en az 16 kişilik dernek organının oluşturulması zorunludur.

İlk dernek genel kurulu 6 ay içinde gerçekleştirilmez ise, derneğin feshi kendiliğinden gerçekleşmiş olur. Bu durumda ilgili mahkemeden fesih ile ilgili tespit evrakı alınabilir.

Genel Kurula İlişkin Cezalar

• Genel kurulun süresinde toplantıya çağrılmaması, genel kurul toplantılarının kanun ve tüzük hükümlerine aykırı olarak veya dernek merkezinin bulunduğu veya tüzüğünde belirtilen yerin dışında yapılması durumunda dernek yönetim kurulu başkanına verilecek idari para cezası 2021 yılı için 1.730 TL’dir. Mahkeme, kanun ve tüzük hükümlerine aykırı olarak yapılan genel kurul toplantılarının iptaline karar verebilir.(DK 32/b)
• Genel kurul ve diğer dernek organlarında yapılan seçimler ve oylamalar ile oyların sayım ve dökümüne hile karıştıranlar ve defter veya kayıtları tahrif veya yok edenler veya gizleyenler, fiilleri daha ağır bir cezayı gerektirmediği takdirde 6 aydan 2 yıla kadar hapis ve adli para cezası ile cezalandırılabilir.

Genel Kurulun Gerçekleştirilmesi Son Söz

Dernek genel kurulunun gerçekleştirilmesi, tüm dernek yöneticileri ve katılımcı üyeler için oldukça zahmetli bir süreçtir. Derneğin en yetkili karar organı olduğu için, dernek faaliyetleri, gelir gider tablosu, iç denetim raporu, tüzük değişikliği, dernek organlarının yeniden belirlenmesi gibi konuların kararı genel kurulda görüşülür ve tüzükte belirtilmiş ise sandık kurulur.

Genel kurulun gerçekleştirilmesinde yapılacak olan usul hataları, ya da tüzük değişikliğinde yapılacak olan hatalar, cezai kapsama girilmesine, ya da dernek genel kurulunun tekrar yapılmasına neden olabilir.

Genel kurulu başarılı bir şekilde gerçekleştirmeniz adına, Elif KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak sizlerin yanında yer almaktayız. Dernekler kanunu, dernek muhasebesi, İdare Hukuku vb. konularda alanında uzman kadromuz ile, bürokratik süreçleri kolaylaştırıp, amaçlarınıza odaklanmanızı sağlıyoruz. Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Okuyunuz: Dernek Nasıl Kurulur